Projektüberblick
Das Haus der Technik (HDT) veranstaltet einmal jährlich die EEHE-Fachkonferenz – einen etablierten Branchentreff für Expertinnen und Experten aus dem In- und Ausland.
- 2023 haben wir die Konferenz im eigenen Haus in Essen begleitet.
- 2024 und 2025 wurde das Event in einem Kongresshotel in Bamberg ausgerichtet.
Über 200 Fachleute tauschen sich an zwei Konferenztagen in Vorträgen, Panels und Workshops intensiv über aktuelle Entwicklungen aus.
Herausforderung
Die EEHE-Fachkonferenz 2025 sollte als hybrides Event umgesetzt werden – mit folgenden Anforderungen:
- Zwei parallel bespielte Konferenzsäle
- Hochwertige Licht‑, Audio- und Videotechnik
- Live-Streaming des gesamten Programms (2 Tage à 8 Stunden)
- Parallele Aufzeichnung aller Inhalte
- Zuschaltung internationaler Referenten zur Reduzierung von Reiseaufwand
- Interaktive Einbindung externer Speaker in Diskussionen
- Stabile Präsentationstechnik trotz hoher Mobilfunkdichte im Raum
Technische Umsetzung
1. Professionelle AV-Ausstattung
Beide Konferenzsäle wurden vollständig mit moderner Licht‑, Audio- und Videotechnik ausgestattet. Ziel war eine gleichbleibend hohe Qualität – sowohl für die Teilnehmenden vor Ort als auch für die Online-Zuschauer.
2. Leistungsfähiges Streaming
Das komplette Konferenzprogramm wurde live auf den internen Videokanal „HDTplus“ übertragen und parallel aufgezeichnet. Zum Einsatz kam leistungsstarke Streaming-Hardware, die eine stabile Übertragung über die gesamte Veranstaltungsdauer (insgesamt 16 Stunden Live-Programm) gewährleistete.
3. Internationale Zuschaltungen via Microsoft Teams
Um Reisekosten zu reduzieren und internationale Expertise einzubinden, wurden Referentinnen und Referenten aus dem Ausland per Microsoft Teams live zugeschaltet.
Besonderer Fokus lag auf der Interaktion:
- Fragen aus dem Plenum wurden per Video und Audio an die externen Speaker übertragen.
- Rückmeldungen der Referenten wurden nahtlos in den Saal eingespielt.
- So entstand trotz räumlicher Distanz ein lebendiger, fachlicher Austausch.
4. Stabile Präsentationen trotz hoher Funkbelastung
Aufgrund der Raumgröße, der hohen Teilnehmerzahl und der Vielzahl aktiver Mobilgeräte war eine besonders robuste Pointer-Technik erforderlich.
Zum Einsatz kam eine leistungsfähige, störungsresistente Lösung, die:
- Signalstörungen minimierte
- Verzögerungsfreie Foliensteuerung ermöglichte
- Einen reibungslosen Ablauf der Präsentationen sicherstellte
Ergebnis
- Erfolgreiche Durchführung eines komplexen hybriden Veranstaltungsformats
- Nahtlose Verbindung von Präsenz- und Online-Teilnehmenden
- Internationale Expertise ohne zusätzlichen Reiseaufwand
- Hochwertige Live-Übertragung und nachhaltige Content-Nutzung durch Aufzeichnung
- Technisch stabiler Ablauf trotz anspruchsvoller Rahmenbedingungen
Fazit
Die EEHE-Fachkonferenz zeigt, wie sich klassische Präsenzveranstaltungen durch durchdachte technische Planung und professionelle Umsetzung erfolgreich in hybride Eventformate transformieren lassen.
Das Projekt unterstreicht die Bedeutung leistungsfähiger Streaming-Infrastruktur, stabiler Konferenztechnik und interaktiver Zuschaltlösungen für moderne Fachveranstaltungen mit internationalem Anspruch.
