Projektüberblick
Das Cluster Industrielle Biotechnologie veranstaltet jährlich eine Fachkonferenz in einem Düsseldorfer Kongresshotel. Rund 180 Teilnehmende aus dem In- und Ausland kommen zusammen, um sich in Vorträgen, Panels und Workshops über aktuelle Entwicklungen auszutauschen.
Seit 2021 verantworten wir die vollständige technische Betreuung der Veranstaltung. Auch im Februar 2023 und 2024 wurde die Konferenz durch uns erfolgreich als hybrides Event realisiert.
Herausforderung
Die Fachkonferenz vereint klassische Präsenzveranstaltung mit professionellem Livestream. Dabei standen insbesondere folgende Anforderungen im Fokus:
- Hochwertige Audio- und Videotechnik für Saal und Stream
- Große Paneldiskussionen mit bis zu acht Teilnehmenden
- Nahtlose Übergänge zwischen eng getakteten Präsentationen
- Flexible Reaktion auf kurzfristige Programmänderungen
- Möglichkeit spontaner digitaler Zuschaltungen externer Expert:innen
Technische Umsetzung
1. Ganzheitliche AV-Betreuung
Unsere Audio- und Videotechnik gewährleistete ein erstklassiges Erlebnis für:
- Teilnehmende vor Ort
- Online-Zuschauer im Livestream
Eine professionelle Bildregie sorgte für dynamische Kameraführung, klare Sprecherzuordnung und eine ausgewogene Darstellung von Präsentationen und Diskussionsrunden.
2. Paneldiskussionen mit bis zu acht Personen
Ein zentrales Merkmal der Veranstaltung sind umfangreiche Paneldiskussionen.
Hierbei wurden:
- Mehrkanal-Audiosysteme für klare Sprachverständlichkeit eingesetzt
- Mehrere Kameraperspektiven für abwechslungsreiche Bildkomposition genutzt
- Schnelle Sprecherwechsel technisch präzise umgesetzt
Trotz der hohen Personenzahl auf dem Podium blieb der Stream übersichtlich und professionell inszeniert.
3. Reibungslose Übergänge im straffen Programm
Die Tagung ist geprägt von eng aufeinanderfolgenden Präsentationen.
Unsere technische Regie stellte sicher:
- Schnelle Umschaltungen zwischen Referierenden
- Sofortige Einbindung neuer Präsentationen
- Minimale Pausen zwischen Programmpunkten
Auch kurzfristige Änderungen im Ablauf konnten flexibel und ohne Unterbrechungen umgesetzt werden.
4. Spontane Zuschaltungen via Zoom, Cisco Webex und Microsoft Teams
Ein wichtiger Bestandteil des hybriden Konzepts ist die Möglichkeit, externe Expert:innen kurzfristig digital zuzuschalten.
Dafür hielten wir geeignete Video- und Streamingtechnik vor, um Verbindungen über:
- Zoom
- Cisco Webex
- Microsoft Teams
schnell, stabil und in sendefähiger Qualität in das laufende Programm zu integrieren.
Ergebnis
- Erfolgreiche Umsetzung als hybrides Event in 2023 und 2024
- Hochwertige audiovisuelle Qualität für Präsenz- und Online-Publikum
- Souveräne Durchführung komplexer Paneldiskussionen
- Maximale Flexibilität bei Ablaufänderungen
- Technisch reibungslose Integration externer Fachbeiträge
Fazit
Die Jahreskonferenz des Cluster Industrielle Biotechnologie zeigt, wie anspruchsvolle Fachveranstaltungen durch professionelle technische Betreuung effizient hybrid realisiert werden können.
Flexibilität, Stabilität und eine präzise Live-Regie sind dabei entscheidende Erfolgsfaktoren – insbesondere bei dynamischen Programmen und internationalen Zuschaltungen.
