CIC-Jah­res­kon­fe­renz des Clus­ter Indus­tri­el­le Biotechnologie

Pro­jekt­über­blick

Das Clus­ter Indus­tri­el­le Bio­tech­no­lo­gie ver­an­stal­tet jähr­lich eine Fach­kon­fe­renz in einem Düs­sel­dor­fer Kon­gress­ho­tel. Rund 180 Teil­neh­men­de aus dem In- und Aus­land kom­men zusam­men, um sich in Vor­trä­gen, Panels und Work­shops über aktu­el­le Ent­wick­lun­gen auszutauschen.

Seit 2021 ver­ant­wor­ten wir die voll­stän­di­ge tech­ni­sche Betreu­ung der Ver­an­stal­tung. Auch im Febru­ar 2023 und 2024 wur­de die Kon­fe­renz durch uns erfolg­reich als hybri­des Event realisiert.

Her­aus­for­de­rung

Die Fach­kon­fe­renz ver­eint klas­si­sche Prä­senz­ver­an­stal­tung mit pro­fes­sio­nel­lem Live­stream. Dabei stan­den ins­be­son­de­re fol­gen­de Anfor­de­run­gen im Fokus:

  • Hoch­wer­ti­ge Audio- und Video­tech­nik für Saal und Stream
  • Gro­ße Panel­dis­kus­sio­nen mit bis zu acht Teilnehmenden
  • Naht­lo­se Über­gän­ge zwi­schen eng getak­te­ten Präsentationen
  • Fle­xi­ble Reak­ti­on auf kurz­fris­ti­ge Programmänderungen
  • Mög­lich­keit spon­ta­ner digi­ta­ler Zuschal­tun­gen exter­ner Expert:innen

Tech­ni­sche Umsetzung

1. Ganz­heit­li­che AV-Betreuung

Unse­re Audio- und Video­tech­nik gewähr­leis­te­te ein erst­klas­si­ges Erleb­nis für:

  • Teil­neh­men­de vor Ort
  • Online-Zuschau­er im Livestream

Eine pro­fes­sio­nel­le Bild­re­gie sorg­te für dyna­mi­sche Kame­ra­füh­rung, kla­re Spre­cher­zu­ord­nung und eine aus­ge­wo­ge­ne Dar­stel­lung von Prä­sen­ta­tio­nen und Diskussionsrunden.

2. Panel­dis­kus­sio­nen mit bis zu acht Personen

Ein zen­tra­les Merk­mal der Ver­an­stal­tung sind umfang­rei­che Paneldiskussionen.

Hier­bei wurden:

  • Mehr­ka­nal-Audio­sys­te­me für kla­re Sprach­ver­ständ­lich­keit eingesetzt
  • Meh­re­re Kame­ra­per­spek­ti­ven für abwechs­lungs­rei­che Bild­kom­po­si­ti­on genutzt
  • Schnel­le Spre­cher­wech­sel tech­nisch prä­zi­se umgesetzt

Trotz der hohen Per­so­nen­zahl auf dem Podi­um blieb der Stream über­sicht­lich und pro­fes­sio­nell inszeniert.

3. Reibungs­lose Über­gän­ge im straf­fen Programm

Die Tagung ist geprägt von eng auf­ein­an­der­fol­gen­den Präsentationen.

Unse­re tech­ni­sche Regie stell­te sicher:

  • Schnel­le Umschal­tun­gen zwi­schen Referierenden
  • Sofor­ti­ge Ein­bin­dung neu­er Präsentationen
  • Mini­ma­le Pau­sen zwi­schen Programmpunkten

Auch kurz­fris­ti­ge Ände­run­gen im Ablauf konn­ten fle­xi­bel und ohne Unter­bre­chun­gen umge­setzt werden.

4. Spon­ta­ne Zuschal­tun­gen via Zoom, Cis­co Webex und Micro­soft Teams

Ein wich­ti­ger Bestand­teil des hybri­den Kon­zepts ist die Mög­lich­keit, exter­ne Expert:innen kurz­fris­tig digi­tal zuzuschalten.

Dafür hiel­ten wir geeig­ne­te Video- und Strea­ming­tech­nik vor, um Ver­bin­dun­gen über:

  • Zoom
  • Cis­co Webex
  • Micro­soft Teams

schnell, sta­bil und in sen­de­fä­hi­ger Qua­li­tät in das lau­fen­de Pro­gramm zu integrieren.

Ergeb­nis

  • Erfolg­rei­che Umset­zung als hybri­des Event in 2023 und 2024
  • Hoch­wer­ti­ge audio­vi­su­el­le Qua­li­tät für Prä­senz- und Online-Publikum
  • Sou­ve­rä­ne Durch­füh­rung kom­ple­xer Paneldiskussionen
  • Maxi­ma­le Fle­xi­bi­li­tät bei Ablaufänderungen
  • Tech­nisch reibungs­lose Inte­gra­ti­on exter­ner Fachbeiträge

Fazit

Die Jah­res­kon­fe­renz des Clus­ter Indus­tri­el­le Bio­tech­no­lo­gie zeigt, wie anspruchs­vol­le Fach­ver­an­stal­tun­gen durch pro­fes­sio­nel­le tech­ni­sche Betreu­ung effi­zi­ent hybrid rea­li­siert wer­den können.

Fle­xi­bi­li­tät, Sta­bi­li­tät und eine prä­zi­se Live-Regie sind dabei ent­schei­den­de Erfolgs­fak­to­ren – ins­be­son­de­re bei dyna­mi­schen Pro­gram­men und inter­na­tio­na­len Zuschaltungen.